제목 : [읽을거리]끼어드는 업무들! 어떻게 대처할 것인가?
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글번호:
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471
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작성자:
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레드플러스
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작성일:
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2003/12/05 오전 1:33:00
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조회수:
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2734
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끼어드는 업무들! 어떻게 대처할 것인가?
- 생활의 조직화와 생산성을 높이기 위한 방법-시리즈 6
당신의 집중력이 아무리 뛰어나다 하더라도 당신이 심산유곡에서 혼자 지내지 않는 한, 사람들은 당신을 방해할 것이다. 전화가 울린다.
누군가, 무엇인가 당신의 주의를 요구한다. 지금 당신은 어떻게 이러한 방해들을 처리하고 있는가?
만약 당신이 방해에 대 해 적절히 대처하지 못하고 있거나 좀더 나은 아이디어를 원한다면 다음의 팁을 참고하라.
● 당신의 일정표 상에 예기치 못한 사태에 대한 시간을 할당해 두자. 너무 엄격하고 타이트하게 일정을 세워둘 경우에는 끼어드는 일들에 대처할 시간을 만들 수 없을 것이다.
● 누가, 언제 방해하는가? 한 주 또는 몇 주간만 타임로그(시간가계부)를 작성해보자. 패턴을 발견할 수 있는가? 똑 같은 질문을 하는 똑 같은 사람이 있는가? 매일 똑 같은 시간에 방문하는 친구가 있는가? 그와 같은 일이 일어나기 전에 방해요인을 제거하자. 계속 질문을 하는 직원에 대해서는 추가적인 훈련을 고려해보자. 저녁에 친구와 만나고 낮에 찾아오지 않도록 정중히 요청하자.
● 마감시간이 임박한 작업을 하고 있다면 사람들에게 방해하지 말아달라고 요청하자.
● “자 이제 마감합시다.”, “다른 것이 없다면 이제 마치겠습니다.” 또 “이건 이제 나중에 다시 하도록 합시다.” 등의 “마감” 문구를 사용하자.
● 전화를 걸거나 받을 때 항상 플래너를 사용하자
● 방해 받기를 원하지 않는 시간은 당신의 플래너에 미리 예약해두자. 누군가가 끼어들려고 할 때, 어떤 일에 한창이어서, 다른 일에 지금 당장 관심을 쓰기는 어려움을 정중하게 설명하자.
● 문을 닫아두거나, 또는 자신의 자리를 떠나 빈 자리나 회의실로 가자.
● 아예 사무실을 떠나자. 가능하다면 커피숍이나 공원 벤치를 사무실로 활용하라. 재택근무도 방법이다. 그러나 가사일이나 가족으로 인해 새로운 방해를 받지 않아야 한다.
● 매일 일정 시간을 일상적이고 정기적인 업무를 처리하는 시간으로 정해두고 사람들에게 가능하면 이 시간을 이용해 주도록 요청한다. 모든 사람들에게 당신의 문이 열려있으면 언제든 끼어들어도 무방하다는 신호임을 알린다.
● 이메일이나 보이스메일을 이용하도록 요청하고 당신이 편리할 때 답할 수 있도록 하라.
● 언제든 전화를 받고 답하는 일을 중단하라. 보이스메일이나 안내를 통해 메시지를 전달받도록 하라. 전화를 받을 수 밖에 없다면 나중에 전화해줄 것을 약속하고 가능한 빨리 끊어라.
● 사교활동을 자제하라. 사무실에서 방문자를 위한 의자를 빼내라. 문을 등지도록 책상을 재배치한다.
● 누군가가 갑자기 찾아온다면 즉시 자리에서 일어서고 선 상태로 접대한다. 그에게 시간을 정해 나중에방문해 줄 것을 요청하거나 5분 정도의 여유밖에 없다고 양해를 구한다. 5분이 되면 그에게 이제 그만 나가주기를 요청하고 나중에 연락할 것을 약속하라. 그리고 반드시 지켜라.
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venus016
2003-12-14 오후 12:58:54
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좋은 대처 방안이네요. ㅡㅡ^
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